Еще в начале ХХ века , исследователи, занимавшиеся вопросами организации труда задумались над тем, как повысить эффективность работы предприятий за счет повышения личной эффективности, рационального использования рабочего времени. Эти поиски привели к возникновению теории управления временем, позже ставшей отдельной отдельной дисциплиной в менеджменте. Теория управления временем, получивщая вошедшее в обиход название «Тайм менеджмента», рассматривает время, как объекты управления. Время, как производственный фактор и личное времени руководителя, независимо от его уровня в управленческой иерархии.
Если говорить о личном времени, то общие причины его нехватки это неорганизованность и низкая самодисциплина, отсутствие однозначно понимаемых целей деятельности, неумение или нежелание расставить приоритеты, неправильная оценка затрат времени на выполнение работы. Для руководителя это еще и неумение делегировать полномочия, отсутствие системы контроля за работой подчиненных.
Правильно поставленный вопрос содержится в себе ответ. Для того, чтобы все успевать, повысить свою эффективность и достигать своих целей нужно поработать над собой.
Первое, что необходимо сделать, это сформулировать цели и расставить приоритеты, определиться какие из целей являются главными, а какие второстепенными. Ваши цели должны быть предельно конкретны, вы должны четко определить себе сроки их достижения и понимать, как вы будете измерять результат, как вы сможете понять, достигли ли вы того чего хотели. Также следует помнить об адекватности цели, достижима ли она, хватит ли ресурсов для этого ресурсов, по силам ли вам то, что задумано. Целей может быть несколько и тогда требуется расставить приоритеты, определить, что для вас является самым важным, а что менее значимо. Лучше всего запишите все это на бумагу, поместите в поле своего зрения в вашем рабочем пространстве. Это самые важные моменты в целеполагании, и если вы все сделаете правильно, то четкое представление о том, чего вы хотите достичь само поведет вас к результату. Правильно выбирая дорогу, вы уже на полпути к успеху.
После того, как обозначен путь, оцените и проанализируйте на что вы тратите время. Проведите анализ своего дня, записывайте, фиксируйте, и вы будете поражены тому, как нерационально вы расходуете свой основной ресурс. Это должно дать вам дополнительную пищу для размышления и помочь правильно организовать не только рабочее время, но и свою жизнь.
После расстановки приоритетов и анализа ошибок, займитесь планированием и контролем. Составляйте детальное расписание своего дня, ведите список дел и задач, расставленных по приоритетам, не растрачивайте время попусту. Уделяйте планированию и контролю время в начале и конце рабочего дня и результаты вас приятно удивят.
Если вы руководитель, то большую часть своего времени вы, как это не удивительно, должны тратить на то, чтобы руководить. Делегируйте полномочия, распределяйте работу, следите за загрузкой работников, контролируйте исполнение попроектно и позадачно, научите работников основам личной эффективности, работайте и над их развитием, как над собственным, ведь хорошие помощники значительно увеличивают вашу эффективность. Затраты окупятся.
И считаю нужным сделать предостережение. В погоне за производственными результатами не забудьте о том, что личность хороша только гармоничная. Семья и личная жизнь не должны приноситься в жертву. Если вы посчитаете для себе это возможным, знайте, потом придется горько пожалеть. Не забывайте и о здоровье. Истина о здоровом духе в здоровом теле не стареет.
Существует множество техник и методик организации рабочего времени, множество книг и курсов по тайм-менеджменту, найдите их, учитесь, развивайтесь и добивайтесь успеха!